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7 consejos inteligentes de gestión financiera para pequeñas empresas
Las formas más efectivas de administrar el dinero para su negocio en desarrollo.
¿De qué debe estar al tanto como propietario de un negocio para ahorrar dinero y mantener la rentabilidad? Carlos Guaman, el CEO de El Triunfo, una firma que brinda servicios contables, financieros y de seguros a pequeñas empresas, ofrece información sobre cómo los propietarios de negocios deben prepararse, organizarse y elaborar estrategias para administrar sus negocios sin problemas.
- La forma más eficiente para que las empresas practiquen su contabilidad
- Cómo prepararse para grandes gastos y construir confiabilidad crediticia
- Reduzca los costos solo donde tenga sentido
- Dónde no cortar los costos
- Tenga a los mejores expertos de su lado al tratar con los impuestos internacionales
- Conozca los seguros básicos requeridos que su empresa necesita.
- Cómo pueden las empresas hacer crecer y mejorar sus márgenes brutos
La mejor estrategia para la contabilidad es tener algún tipo de sistema en línea. Según Carlos Guaman, CEO y fundador de la firma de negocios El Triunfo, tener un sistema en línea agiliza el proceso y también ayuda a controlar los errores. "El que usamos es de Thomson Reuters, llamado Accounting CS", dice Guaman. "Este sistema en línea ayuda a los propietarios de negocios a personalizar sus propias listas de cuentas, tener acceso a todos sus materiales de contabilidad, facturas y cheques de cuentas por cobrar, etc. Básicamente optimiza y centraliza toda su actividad financiera, lo que hace la vida mucho más fácil". Al usar un sistema en línea, las empresas simplemente pueden ingresar información en el sistema y permitir que los asesores financieros les ayuden a administrar sus finanzas al mismo tiempo. También hay otras opciones, como QuickBooks Online, donde los propietarios de negocios pueden administrar sus propios fondos. "La belleza de la tecnología en línea es que no tiene que descargar ningún software adicional; todo se sincroniza "en la nube (in the cloud)" para que pueda acceder a la misma base de datos desde un teléfono, tableta o computadora de escritorio en cualquier lugar y en cualquier momento".
Desde los años en que Guaman trabajó como asesor financiero, los mayores gastos que ve son la renta, los costos de los empleados y los impuestos. Esos tres son algunos de los factores más importantes en el lanzamiento de un negocio y, en consecuencia, también los más caros. "Cómo deben prepararse", dice Guaman, "es comprender qué se necesita para un capital de inversión inicial. Aquí en nuestra empresa, tenemos una lista de cada elemento individual que son los requisitos mínimos para administrar un negocio. Así que desde allí respondemos a la pregunta de qué gastos realmente necesitan nuestros clientes. Y luego nos preparamos para los primeros seis meses del negocio. ¿Sabía que la mayoría de las pequeñas empresas no tienen el dinero para continuar durante los primeros seis meses? Pueden tener suficiente en los cofres durante los primeros dos meses, pero luego se quedan sin gasolina, ¡y eso es todo!" Guaman y el equipo de El Triunfo ayudan consistentemente a los clientes a encontrar la manera de llegar desde su punto de lanzamiento hasta su destino, en este caso sus objetivos de negocios. El equipo básicamente crea un mini plan de negocios para estimar cuánto tiempo y qué caminos deben tomar los clientes para llegar a su destino.
"Seis meses suele ser el número mágico", dice Guaman, "para la mayoría de las nuevas empresas que hemos visto, si tienen $100,000 a su disposición, generalmente sobrevivirán los primeros seis meses". Si ese efectivo no está disponible, a las empresas generalmente se les aconseja buscar en los bancos un préstamo, o posibles socios o inversores ángeles para complementar los fondos. "Si no tiene esa cantidad de dinero, usted no podrá comenzar y puedo garantizar que su negocio se vendrá abajo en los primeros dos meses".
Además, otro factor importante es separar los fondos personales de los fondos del negocio. "Nunca mezcle ni sacrifique sus ingresos personales por el negocio", dice Guaman. "Este es el error más grande y fundamental que cometen la mayoría de las empresas nuevas". Los propietarios de negocios deben crear inmediatamente un presupuesto para sus gastos personales y crear un presupuesto separado para todos los gastos comerciales. "Siempre separe su cuenta de cheques, cuenta de ahorros y tarjetas de crédito para evitar situaciones complicadas más adelante en el camino", dice Guaman. "Cuando su negocio comience a crecer, tendrá que recolectar dividendos y bonificaciones, todo lo cual debe estar bajo su negocio y solo su negocio".
José Vega, gerente de pequeñas empresas de East West Bank, agrega que "para ser elegible para el financiamiento, un negocio que pide dinero prestado debe ser solvente y tener la capacidad de pagar el préstamo. Un negocio listo para el banco es uno que es solvente y tiene la capacidad de pagar en el momento de la solicitud del préstamo. Todo esto lleva tiempo para que se acumule".
"Seis meses suele ser el número mágico para la supervivencia de una nueva empresa"
La renta parece ser la única área donde las empresas podrían tener cierta flexibilidad con los gastos. Guaman usa un ejemplo. "Digamos que una pequeña empresa proyecta ganar entre $20,000 y $30,000 al año. Dado que sus mayores gastos serían la renta, la compensación de los trabajadores y los impuestos, tendríamos que averiguar dónde podemos reducir los costos de la renta". Si bien gran parte de la renta depende de la ubicación, la mayoría de las empresas invierten al menos un tercio de sus ingresos en la renta. "Dos a tres mil dólares al mes se acumulan muy rápido", dice Guaman. "Cuando le pregunta a las pequeñas empresas cuál es su mayor preocupación financiera, la mayoría respondería diciendo que quieren poder seguir pagando su renta".
"La mayoría de las veces, cuando las empresas sienten que el agua se les sube al cuello, comienzan a recortar costos en todos los frentes", dice Guaman, "y lo primero que recortan es la publicidad y el marketing". Si bien esto puede tener sentido a corto plazo, reducir los costos de marketing puede significar borrar la presencia de su negocio de las mentes de los consumidores. "Honestamente, el marketing debe ser lo último que consideren porque eso es esencialmente cortar su fuente de ingresos", dice Guaman. "Sin marketing, la gente no estará al tanto de su negocio. Perderá todos esos clientes potenciales y dejará de atraer nuevos negocios. Reducir los costos de publicidad y marketing es una declaración de que su empresa se va a quedar sin dinero".
Guaman recomienda hablar con alguien de la Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa (puede encontrar su información de contacto en www.sba.gov), especialmente a los propietarios de negocios que son nuevos y vienen a los Estados Unidos a hacer negocios. Además, la búsqueda de una empresa profesional o de servicios que se especialice en negocios internacionales o tenga un amplio conocimiento de finanzas internacionales en última instancia ahorrará tiempo y dinero a través de una navegación efectiva. "Hable con sus bancos locales ya que ellos tendrán un representante bancario que podría conectarlo con un profesional que puede guiarlo a través de las muchas leyes internacionales", aconseja Guaman.
Si los propietarios de negocios provienen del otro lado, es decir, una empresa estadounidense que intenta hacer negocios internacionalmente, Guaman recomienda conectarse con una cámara de comercio de ese país para obtener la información necesaria y encontrar contactos y proveedores de servicios que puedan ayudarlo a navegar en un país extranjero. "En nuestra firma, hacemos impuestos y ofrecemos asesoría comercial para ambas partes".
El primer seguro que todas las empresas deben tener es el seguro de responsabilidad general, también conocido como BOP o póliza de propietario de negocio. ¿Por qué es esto tan importante? Para empezar, los propietarios generalmente piden este seguro por adelantado antes de ofrecer el espacio de renta. "Si algo le sucediera a su negocio, o si algo le sucediera a un tercero a través de su negocio, este seguro cubrirá los daños", afirma Guaman. El segundo seguro necesario es un seguro de compensación laboral. Esto es requerido por la ley si la empresa emplea personas, ya que la compensación del trabajador cubrirá los costos del tratamiento médico o la pérdida de salarios. Otros seguros que podrían interesar a las empresas podrían incluir seguros de bonos si hay una participación en el mercado de bonos, pero los dos primeros son principalmente los más importantes para cualquier negocio.
Después de haber trabajado con empresas latinas durante varios años, ¿hay algo que este grupo demográfico hace que los distingue de otros grupos en el mundo de los negocios?
Guaman cree que lo único que define a las comunidades hispanas es que son un grupo de "emprendedores". "Usted sabe, hay un término llamado 'ganas' en español que encarna el espíritu de hacer las cosas", dice Guaman. "Realmente vinieron a este país para hacer que las cosas sucedan". Para ellos, el sueño americano va más allá de poseer una casa; es ser dueño de su propio negocio. Vinieron aquí para crecer personal y financieramente, ya que Estados Unidos tiene más flexibilidad y oportunidades para ellos que sus países de origen, y ser propietario de una empresa es casi como una muestra de éxito". Convertirse en modelos de conducta exitosos en la forma de ser propietarios de negocios es un gran motivador ya que la familia tiene un gran valor y los padres buscan educar a sus hijos para alcanzar mayores metas. "Desde la jardinería paisajista, hasta convertirse en abogados, la comunidad hispana está formada por personas trabajadoras que realmente se ganan la vida".
"Mantenga un registro absoluto de sus finanzas. Todo el tiempo. Comprender el movimiento del dinero en su negocio lo hace más financiable, lo que significa que sabrá lo que necesita hacer para obtener diferentes tipos de préstamos", dice Guaman. "El problema que muchas pequeñas empresas y nuevas empresas encuentran en el camino es que creen que tienen que hacer un análisis financiero solo para enviar formularios e impuestos al final del año". Realizar un seguimiento de las actividades e informes financieros todos los meses y formar el hábito de revisarlos hará que el propietario de un negocio sea más agudo en su desempeño, aprenda sobre el margen de ganancia bruta del negocio y ayude a identificar posibles problemas para luego encontrar soluciones desde el principio. "Si solo espera hasta el final del año para revisar sus estados financieros generales, es posible que no vea los detalles en el camino que podrían hacer o deshacer su negocio", dice Guaman.