Diálogos
Gestión de Flujo de Efectivo Durante las Crisis
Cinco maneras de asegurar que su flujo de efectivo no se agote durante tiempos de volatilidad
La interrupción vista en el 2020 ha sido sin precedente, especialmente si usted es un empresario. Si bien mantener un flujo de efectivo constante en un día normal puede resultar bastante difícil, ahora los empresarios también deben tener en cuenta las pérdidas financieras que se sufrieron por la ola incesante de los eventos actuales.
Un estudio mostró que las compañías con menos de 500 empleados tienen menos de un mes de reservas en efectivo, y que muchas pequeñas empresas en Main Street pueden sobrevivir si tienen un flujo de efectivo negativo por unas cuantas semanas. Con las órdenes estatales de permanecer en casa que se anunciaron por primera vez en marzo, las empresas han tenido que sobrellevar los bajos o nulos ingresos que obtuvieron por casi tres meses.
Para asegurar que las empresas mantengan sus puertas abiertas y retengan a sus empleados, se han implementado iniciativas financieras federales y estatales. Desde el Programa de Protección de Cheque de Pago (PPP) y préstamos ante Desastres por Daños Económicos, hasta las subvenciones específicas del estado, y solicitudes de ayuda financiera para sistemas inundados a nivel nacional.
“Yo soy una contadora profesional, y nosotros tenemos demasiados clientes en diversas situaciones financieras, pero esto en realidad es algo que yo nunca he visto antes”, dice Rayanne Buchianico, propietaria de ABC Solutions, LLC, un estudio contable en Clearwater, Florida. A continuación, Buchianico y otros expertos comparten sus sugerencias para que las empresas continúen operando con presupuestos y flujo de efectivo limitados.
“No hay una solución universal para todo”, menciona Buchianico. “Pero hay lineamientos y consideraciones generales que las empresas pueden seguir para examinar y mejorar su flujo de efectivo”.
1. Elimine los gastos innecesarios inmediatamente
“¿Con cuánta frecuencia usted verifica su lista de gastos y suscripciones? Eso es lo primero por dónde se debe comenzar”, indica Don Rose, asesor comercial de Capital Region SBDC. “Ejecute un informe de pérdidas y ganancias (P&L, por sus siglas en inglés) de forma rápida indicando cada uno de los gastos e ingresos mensuales en los últimos 12 meses. Pase por cada ítem de la línea y decida cuánto puede usted reducir los gastos de ese ítem en la línea, y cuál es el monto mínimo con el que puede sobrevivir. Haga estos cambios en el informe, y eso se convertirá en su presupuesto por los próximos 12 meses”.
Los gastos que pudieron haber tenido sentido al inicio del año pueden ya no ser relevantes luego de la pandemia. “Entender cuál es el objetivo final de su compañía y revisar las cifras para ver si usted puede conseguirlo es en definitiva lo que usted está tratando de determinar aquí”, continúa Rose.
"Ejecute un informe de pérdidas y ganancias de forma rápida indicando sus gastos e ingresos mensuales en los últimos 12 meses. Pase por cada ítem de la línea y decida cuánto puede usted reducir dichos gastos. Haga estos cambios en el informe, y eso se convertirá en su presupuesto por los próximos 12 meses".
Si bien esto puede parecer obvio, los contadores como Buchianico y Rose están de acuerdo en que demasiadas empresas no revisan con suficiente detalle los gastos. “Justo el otro día, estaba teniendo una llamada por videoconferencia con un cliente”, recuerda Buchianico, “y nosotros estábamos utilizando WebEx mientras revisábamos las finanzas, cuando ellos se dieron cuenta de que no necesitaban pagar $25 al mes por WebEx cuando hay una variedad de plataformas diferentes como Zoom y Google Hangouts para hacer videoconferencia de manera gratuita”.
Ambos contadores les recomiendan a los empresarios examinar a fondo y ver a quién le están pagando dinero cada mes, y luego asegurarse de que el valor total por estos servicios esté siendo utilizado. SCORE, una organización sin fines de lucro trabajando con la Administración de Pequeñas Empresas (SBA, por sus siglas en inglés) ha producido una hoja de trabajo que le permite a las empresas organizar y calcular mejor su flujo de efectivo.
2. Negocie las tarifas y contratos de forma general
Una vez que el presupuesto haya sido establecido, el próximo paso es negociar con los proveedores para obtener descuentos. “Quiero decir, que si su decisión va entre perder un cliente porque cierre su negocio y vender a una tarifa con descuento, en la medida que haya algún margen, es mejor ofrecer una venta con descuento que no vender nada en lo absoluto”, dice Rose.
Por esto, Rose recomienda hacer una investigación extensa preliminar sobre los precios de mercado. “Puede que usted haya estado trabajando con el mismo proveedor desde hace años, y estoy seguro que en esos años, sus tarifas han fluctuado”, afirma. “Si ellos le están cobrando más ahora, asegúrese de verificar esas cifras y de compararlas con los precios de mercado. Una cosa es que sus tarifas hayan subido debido a la inflación, y otra muy distinta si usted ha estado pagando en exceso”.
Tener contactos y empresas de respaldo para su cadena de suministro podría determinar el éxito o el fracaso de su empresa. “Si algo nos ha demostrado esta epidemia, es qué tan vulnerables son nuestras empresas de sufrir interrupciones en la cadena de suministro”, menciona Rose. “Si su proveedor está teniendo problemas haciendo alcanzar el dinero hasta fin de mes, pregúntele cómo usted lo puede ayudar y vea si puede hacerlo, ya sea acelerando el pago o esperando que los plazos de entrega sean más extensos”.
Negociar con los arrendadores durante la pandemia también se ha visto a nivel nacional. “En los próximos meses, va a haber una demanda mínima de locales comerciales”, indica Rose. “Los arrendadores tienen un incentivo para negociar ya que es mejor que ellos reduzcan el alquiler a que no reciban ningún ingreso de renta en lo absoluto”. En Los Ángeles, el Alcalde Eric Garcetti ordenó una moratoria temporal de desalojos comerciales, que entra en vigor del 4 de marzo al 30 de junio, en un esfuerzo por aliviar la presión financiera de los empresarios.
Cuando se trata de los empleados, Rose sugiere ofrecer una alternativa para eliminar sus puestos: “Intente ofrecerles un régimen de trabajo compartido o de medio tiempo para que no tenga que despedir a mucha gente, y con suerte a medida que la economía mejore, ellos puedan retornar como empleados a tiempo completo”. Otra opción financiera es solicitar un préstamo de PPP, que asegure que se le pague a los empleados y también es condonable.
3. Mantenga relaciones con los clientes existentes y cree nuevas relaciones
“Así que se estima que la mayoría de las compañías pueden esperar una reducción del 33 por ciento en sus ingresos del 2020 desde el 2019”, menciona Buchianico. “Si el 2019 fue el mejor año comercial en su vida, eso es excelente. Ahora tome el 67 por ciento de dicha cifra y así es probablemente cómo se verá su 2020”.
Si bien algunas fuentes de ingresos pueden haberse agotado, Buchianico les recomienda a los empresarios conseguir relaciones innovadoras y crear nuevas relaciones. “Puede que usted no haya agotado todas las plataformas disponibles para encontrar y abordar a nuestros clientes potenciales”, afirma Buchianico. Ella recomienda utilizar espacios como LinkedIn para audiencias B2B y otros sitios de redes sociales como Facebook e Instagram para más negocios de venta directa al consumidor final (B2C, por sus siglas en inglés). Los espacios de E-commerce como eBay y Etsy también pueden ser fáciles de configurar y puede ser un espacio adicional para la exposición y ventas.
“He estado diciendo esto los últimos años, pero las personas buscan todo en línea antes de que aventurarse a buscar afuera, especialmente ahora”, añade Buchianico. “Así que está es su oportunidad”.
Comunicarse con los clientes existentes regularmente es la clave para permanecer en su radar. “Llámelos semanalmente y consulte, vea cómo usted puede ayudarlos”, afirma. Mientras más difícil sea proporcionar asistencia financiera, seguir siendo relevante en la comunidad y encontrar maneras de ayudar proactivamente a los clientes hará un impacto duradero. Buchianico recomienda ver el contrato inicial y ver si hay algo que pueda ajustarse para seguir ayudando al cliente sin que esto afecte el balance final. “Ellos recordarán su acto de amabilidad una vez que todo pase y los locales se reaperturen”, afirma.
4. Revise sus objetivos y gestión de inventario
“Ahora que usted ha calculado un presupuesto, pregúntese lo que es absolutamente necesario a corto plazo y cómo esto afectará su pronóstico de flujo de efectivo”, indica Rose. Los planes de inversión de capital que se realizaron previos a la pandemia pueden tener que dejarse en espera como parte de una estrategia a largo plazo. Revisar los objetivos comerciales es básicamente revisar una lista de prioridades en orden para que la empresa supere la actual crisis. Realizar un análisis FODA y restructurar su marco estratégico comercial son esenciales.
“Si usted es un especialista en la industria, intente no desviarse demasiado de dicho punto esencial”, establece Buchianico. “Ahora no es momento para salir de su zona de confort”.
Con la posible escasez causada por las interrupciones de la cadena de suministros y los márgenes de ingresos más reducidos, balancear la demanda de inventario y encontrar áreas donde reducir el inventario es difícil. Tener una cadena de suministros estable, un plan de demanda detallado, compresión del tiempo de entrega y un stock seguro son todas maneras de asegurar que la mercancía y los servicios aún estén disponibles sin incurrir en pérdida financiera.
“Realice algunos inventarios de emergencia en momentos de emergencias, especialmente para artículos no perecederos”, indica Rose. “Trabaje con los distribuidores y proveedores para analizar los escenarios, y llegar a un nuevo acuerdo y entendimiento”.
5. Reestructure su deuda
La reestructuración de la deuda comercial es un proceso que involucra una reducción o negociación sobre la deuda vencida de una empresa. La reestructuración de la deuda no es altamente recomendada ya que esta puede afectar severamente las calificaciones crediticias, pero está disponible para que las empresas restablezcan su liquidez. La consolidación de deudas tiene un efecto menos negativo en general, y las empresas considerando alguna forma de reestructuración de deuda deben consultar a un asesor financiero y abogado especialista en bancarrota primero.
“Esto definitivamente no es algo que nosotros hacemos de vez en cuando”, indica Scott Rakowski, director de finanzas en el centro de pequeñas empresas de Sacramento. “Usted normalmente no llamaría a sus compañías de tarjeta de crédito, a los funcionarios especializados en préstamos o intentaría negociar las líneas de crédito. Pero, a veces, vale la pena preguntar cómo usted puede refinanciar para recibir ayuda con el flujo de efectivo”. Para ser claro, la reestructuración de la deuda tomará una planificación significativa para demostrarles a los funcionarios especializados en préstamos cómo usted intenta regularizar su situación financiera.
Rakowski recomienda ver diferentes líneas de crédito para continuar las operaciones de financiamiento, ya que esto usualmente ofrece las tasas de interés más bajas en un período más prolongado. Con respecto al uso de tarjetas de crédito de empresa, él indica, “la única manera en que estas afectarán su crédito es utilizándolas. Digamos que el índice actual de utilización es aproximadamente 45 por ciento. Si usted cuenta con una tarjeta de crédito que tiene un límite de $10,000 y usted debe más de $4,000 en esa tarjeta, esto podría afectar su calificación crediticia.
Él advierte a las personas sobre sacar múltiples tarjetas de crédito. “Es mejor cargar completamente una tarjeta de crédito y dejar las otras sin cargos para disminuir el impacto en su calificación crediticia”, afirma Rakowski.