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Continuidad comercial en la pandemia: Pasos que puede tomar para mitigar los riesgos
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Cómo mantener las operaciones comerciales en medio de una emergencia
La pandemia del COVID-19 ha afectado los 50 estados y Washington D.C., las infecciones en los Estados Unidos superaron las 12,300 personas para el 20 de marzo. El nuevo coronavirus no sólo ha perturbado la vida cotidiana de las personas, ante la necesidad de prohibiciones para viajar, escasez de suministros e interrupciones en el trabajo, sino que también ha causado algunos obstáculos serios para las empresas de todas las industrias. Las empresas han tenido que cerrar y mover las operaciones fuera de línea. Una encuesta publicada por la Organización de Jóvenes Presidentes arrojó que el 82 por ciento de los líderes empresariales esperaban una disminución de los ingresos en los próximos seis meses.
Todavía se desconoce el impacto total del nuevo coronavirus en la economía mundial. Sin embargo, existen medidas que las empresas pueden tomar para limitar el impacto de la enfermedad en los empleados y las operaciones comerciales. A continuación se presentan algunos consejos sobre lo que las empresas pueden hacer para mitigar los riesgos, ya sea para el COVID-19 o cualquier emergencia futura.
1. Proteger y comunicarse con sus empleados
La mejor manera de garantizar que su empresa continúe lo mejor posible es asegurarse de que los empleados que mantienen la empresa en funcionamiento estén protegidos tanto como sea posible. Los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) están animando a las personas a que practiquen una buena higiene y distanciamiento social. Las empresas deben poner los jabones de manos y desinfectantes a disposición de los empleados esenciales que deben permanecer en las instalaciones comerciales, así como realizar limpiezas periódicas de los espacios de trabajo. También deben enfatizar la importancia de practicar una buena higiene de las manos y detallar los pasos para el lavado efectivo de las manos, así como decirle a los empleados que aún van al trabajo que practiquen el distanciamiento social y permanezcan al menos 6 pies de distancia unos de otros.
Tan importante como fomentar la higiene de las manos es mantener a todos los empleados al día sobre la situación en cuestión. Esto requiere que las empresas emitan comunicaciones frecuentes y claras en toda la empresa sobre todos los temas pertinentes, desde políticas de licencia por enfermedad, planes para trabajar de forma remota y cualquier actualización importante con respecto al nuevo coronavirus, dice Mark Norton, gerente de pruebas y recuperación de Agility Recovery.
Norton añade que hay una gran cantidad de desinformación con respecto al coronavirus, lo que potencialmente aumenta el riesgo para las personas incluso más. Por ejemplo, hay rumores de que el calor puede matar virus, o que los paquetes de China pueden llevar el coronavirus.
"Es muy fácil escuchar un rumor y hacer que empiecen a circular dentro de su empresa y cause un pánico innecesario", explica Norton. Es por eso que es importante que las empresas se aseguren de que sus empleados entiendan los hechos sobre el COVID-19, para que conozcan las medidas apropiadas a tomar.
Las empresas también necesitan indicar explícitamente cuáles son sus políticas de licencia por enfermedad, días de descanso pagados y trabajo remoto para evitar cualquier confusión y preocupación entre los empleados. Los CDC sugieren que las empresas deben implementar políticas flexibles para los empleados, como no requerir la indicación de un médico para una licencia por enfermedad prolongada y permitir que las personas se queden en casa para cuidar a los miembros de la familia enfermos.
Norton sugiere que las empresas también busquen medidas de respaldo para los empleados que no pueden trabajar de forma remota pero que deben permanecer en casa. "¿Están obligados a tomar días de descanso pagados?" Dice que hay que preguntar. "¿Se pueden poner en discapacidad a corto plazo? ¿Cómo es ese proceso? Esa información no debe permanecer aislada, por lo que debe asegurarse de que se estén comunicando esas actualizaciones de políticas y cambios a sus empleados, y potencialmente a las partes interesadas, clientes e incluso a proveedores".
2. Formar un equipo de respuesta a emergencias
Con el fin de agilizar las comunicaciones, las empresas deben establecer un equipo de respuesta a emergencias, idealmente que incluya un representante de cada departamento.
"Debe asegurarse de que tiene representación de cada departamento para que pueda comprender el impacto que está teniendo cada función, y también si están recibiendo algún tipo de impacto indirecto a través de la cadena de suministro", explica Norton.
3. Clasificar las funciones más críticas de la empresa
El equipo de respuesta a emergencias también identificará las funciones más críticas de su negocio para la continuidad, así como cualquiera de los recursos necesarios para realizar esas tareas. Norton dice que todas las empresas deben realizar un análisis de impacto empresarial y luego clasificar las funciones en orden de importancia.
Las empresas deben hacerse las siguientes preguntas: ¿Cómo se verían afectados si una función se detiene? ¿Qué tanto dependen sus clientes de sus productos y servicios? ¿Existen métodos alternativos para realizar estas funciones? Una vez que entienda las consecuencias, puede establecer políticas y técnicas de mitigación de riesgos para ayudar a "aislar las funciones críticas de los riesgos".
Norton hace hincapié en que es mejor asignar tareas de emergencia a roles de trabajo en lugar de a personas específicas. "No es bueno que haya una función crítica conocida como 'la responsabilidad de Joe' o 'la tarea de Susan'", dice. "Es mejor que esta función tenga nombre de un puesto o rol de trabajo para que, después del COVID-19, todavía tenga un plan muy funcional para otros tipos de situaciones pandémicas, porque usted puede empezar a construir en ese rol diferentes responsabilidades".
4. Capacitar a los empleados para diferentes roles
Una buena manera de mitigar el riesgo de perder una función crítica es capacitar a los empleados para diferentes roles. Especialmente durante pandemias como el COVID-19 donde las personas tienen que trabajar desde casa o pueden estar enfermas, tener sustitutos puede ayudar a mantener las cosas en marcha.
"Si hay una función en particular que es exclusiva de una persona específica, consideraría que esto es un riesgo alto", afirma Norton. "Así que si una función está aislada para una sola persona y esa función es increíblemente importante para su organización, la capacitación interdisciplinaria es una manera muy rentable para que cualquier organización pueda comenzar a capacitar a otra persona para que pueda desempeñar ese papel".