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Contrato Federal 101 para Pequeñas Empresas
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¿Quieres obtener un contrato gubernamental? Aquí puede encontrar lo que se debe hacer.
Las Grandes Corporaciones no son las únicas que pueden obtener contratos gubernamentales, el objetivo del gobierno federal es asignar el 23 por ciento de sus contratos principales a pequeñas empresas, menciona John Rau, un consejero en SCORE Orange County con una amplia experiencia en contrato gubernamental. En el año fiscal 2018, el gobierno fiscal invirtió $560 mil millones en los contratos federales, los niveles más altos desde el 2010, y podría permanecer por encima de los $550 mil millones para el año fiscal 2019, a pesar de los esfuerzos de control presupuestario.
EL gobierno también compra una amplia gama de productos, lo que significa que muchas pequeñas empresas pueden participar. “El gobierno de los Estados Unidos es el único comprador de bienes y servicios más grande en el mundo”, establece Rau, “comprando de todo desde tanques blindado hasta clips sujetapapeles y servicios informáticos”.
Mitos comunes acerca del contrato gubernamental
Rau dice que uno de los mitos más grande acerca de contrato gubernamental es que este es muy complejo. En realidad, el gobierno trata de facilitar los trámites burocráticos y utilizar “prácticas amistosas para el entorno empresarial, adquiriendo artículos listos para usar y pagando con tarjeta de crédito”. Para las facturas, Rau hace un hincapié en que “los pagos generalmente se realizan dentro de los 15 días luego de la entrega”.
Los contratos federales pueden ser una ventaja importante para una pequeña empresa. No solo es una fuente estable de ingresos (la duración de los contratos usualmente oscilan entre uno y tres años como mínimo), sino que también puede aumentar el valor comercial y servir como una vía para nuevas oportunidades comerciales. El gobierno también destina un porcentaje de su prima para pequeñas empresas y de su presupuesto de subcontratación para compañías que cuentan con características demográficas específicas.
“Específicamente, el 5 por ciento de los dólares de la prima y subcontratación para pequeñas empresas en situación de desventaja, el 5 por ciento para pequeñas empresas cuyas propietarias son mujeres, el 3 por ciento para pequeñas empresas de HUBZone, y el 3 por ciento para pequeñas empresas cuyos propietarios son veteranos discapacitados por acciones de servicio”, Rau explica.
Regístrese como un contratista federal
Sin embargo, para calificar para dichos contratos gubernamentales, las pequeñas empresas no solo deben estar certificadas con dichas designaciones, sino que también deben registrarse en el Sistema para la Administración de Subvenciones (SAM), que es una base de datos gratuita que las agencias gubernamentales utilizan para buscar a los proveedores potenciales. Es importante para los empresarios actualizar su información comercial de manera trimestral para que el gobierno tenga conocimiento de cualquier nuevo producto y servicio.
La empresa también necesitará aplicar para recibir un número del Sistema Universal de Numeración de Datos Dun & Bradstreet, o número DUN. El número DUN es una identificación única de nueve dígitos para cada ubicación física de su empresa y se necesita en la licitación de contratos. Todas las empresas también necesitan determinar su código del Sistema de Clasificación Industrial de Norteamérica (NAICS), que es cómo el gobierno clasifica a las empresas con base a los tipos de productos y servicios principales que ellos proporcionan (una empresa puede tener más de un código NAICS).
Las compañías también deben cumplir los requerimientos de tamaño de la Administración de las Pequeñas Empresas para que se les considere “pequeñas”, lo que la SBA determina ya sea por el número de empleados o los recibos anuales. Los requerimientos son diferentes para cada industria. Por ejemplo, la SBA indica en su página web que “la mayoría de las compañías manufactureras con 500 empleados o menos” califican como una pequeña empresa, así como “la mayoría de las empresas no manufactureras” con recibos anuales promedios por debajo de los $7.5 millones. Sin embargo, hay variaciones dentro de determinadas industrias, y las pequeñas empresas deben verificar las normas de tamaño para su industria de NAICS.
Averigüe qué contratos están disponibles
Todas las pequeñas empresas deben considerar las necesidades contractuales federales para averiguar las previsiones de adquisición de las agencias, dice Rau. “Cada año, cada agencia federal recopila una Previsión de Adquisición anual designada para ayudar a las empresas a identificar las oportunidades de adquisición”, él explica. “La Previsión de Adquisición solo está destinada con propósitos informativos y de planificación, pero esta puede ayudar a darse una idea de hacia dónde se debe dirigir su empresa para obtener los contratos gubernamentales”. El sitio web de Oportunidades Empresariales Federales también enumera todos los contratos actualmente disponibles.
“Depende de usted promover agresivamente su firma a aquellas agencias que compran sus productos y servicios”.
Rau recomienda que las pequeñas empresas encuentren un Centro de Asistencia Técnica de Adquisición (PTAC) cercano. “Los PTAC se crearon como parte del Programa de Asistencia Técnica de Adquisición para ayudar a que las empresas intenten competir de manera satisfactoria en las contrataciones gubernamentales federales”, él menciona. “Estos centros proporcionan una gama de servicios especializados sin cargo o a un precio muy bajo, incluyendo la asistencia para empresas que desean vender productos y servicios al gobierno federal”.
Conozca las políticas de su Regulación de Adquisición Federal (FAR)
Cada compañía que haga negocios con el gobierno debe seguir las políticas de la Regulación de Adquisición Federal (FAR) que pertenece a la agencia gubernamental con la que ellos están haciendo negocios. “En el sector comercial o no gubernamental, hay mayor flexibilidad y quizás simplicidad para hacer negocios”, admite Rau. “Al hacer negocios con el gobierno federal, hay un conjunto de procedimientos establecidos en la FAR que todos los proveedores deben cumplir”. Una vez que una empresa haya investigado la previsión de adquisición de cada agencia y haya encontrado la adecuada, ellos deben familiarizarse con las regulaciones correspondientes a dicha agencia específica, que simplificará el proceso completo.
Comercializar al gobierno
A pesar de que el gobierno tiene por objetivo ayudar a las pequeñas empresas, la competencia por obtener contratos federales es intensa.
Rau dice que otro concepto erróneo es que ellos piensan que simplemente registrándose con SAM es suficiente para obtener un contrato. “Depende de usted promover agresivamente su firma a aquellas agencias que compran sus productos y servicios”, menciona Rau.
Una pequeña empresa necesita desarrollar un plan de marketing dirigido específicamente a la agencia gubernamental debido a que las necesidades del gobierno pueden ser completamente diferentes a las necesidades de otras empresas comerciales. Ya que la mayoría de los gastos gubernamentales cae a finales del año fiscal federal (30 de setiembre), las empresas deben planificar una campaña con 6 a 12 meses de anticipación que debe enfocarse en el desarrollo de relaciones y abordar los puntos críticos específicos de las agencias.
El proceso de licitación
El gobierno puede solicitar servicios de varias maneras diferentes: Solicitud de Información (RFI), Solicitud de Propuesta (RFP), Solicitud de Cotización (RFQ) y Llamado a Licitación (ITB). La RFI es esencialmente para evaluar el interés en una solicitud y/o para ver si hay un proveedor que puede proporcionar el producto o servicio deseado. Una RFP es una solicitud pública realizada por una agencia gubernamental de bienes o servicios a los que contratistas potenciales pueden responder, siendo la intención general del gobierno reducir los costos y realizar el proceso de contratación lo más justo posible. Una RFQ es cuando el gobierno no puede necesariamente estar interesado en comprar inmediatamente, pero le gustaría obtener la información de la fijación de los precios, del envío u otra información con fines de planificación; la agencia federal no puede aceptar una cotización presentada como una oferta. Un ITB es similar a una RFP, pero usualmente es una solicitud para que los contratistas presenten una propuesta para un proyecto específico (usualmente más de $100,000).
La investigación de marketing, que es entender lo que la agencia dirigida necesita y cómo su empresa puede cumplir dicha necesidad, determinará cómo una pequeña empresa debe presentar una licitación para un contrato. Luego de que una empresa presente su licitación, es posible que ellos tengan que realizar un seguimiento con una “presentación oral”, dónde puede convocarse a un contratista potencial para obtener más detalles sobre la propuesta.
A pesar de que el precio es un factor significativo para ganar licitaciones, no es la única cosa que las agencias gubernamentales toman en consideración. El factor más importante es la capacidad de una compañía para enviar productos de calidad y/o proporcionar servicios a tiempo y de manera constante, así que es obligatorio que cualquier pequeña empresa que esté considerando una contratación federal se asegure de que sus operaciones puedan manejar la carga.