財經智庫
疫情期間，這些措施可協助企業保持營運，降低風險
By
企業如何在緊急情況下保持業務正常運轉。
截至4月21日，新冠病毒（COVID-19）疫情已蔓延至美國所有50個州和華盛頓特區（Washington D.C. ），感染人數超過80萬人。疫情不僅導致政府不得不頒布旅行禁令、造成供應短缺和工作中斷，從而擾亂了民眾的日常生活，還為各行各業的企業帶來了一些嚴重的影響，眾多企業不得不暫停業務。青年企業組織（Young Presidents’ Organization）發佈的一項調查顯示， 82%的商界領袖預計未來6個月的收入會下降。
新冠病毒對全球經濟造成的全面影響尚不清楚。然而，企業仍可採取一些措施來限制疫情對員工和企業營運帶來的影響。以下是一些協助企業在疫情期間或其它緊急情況下降低風險的建議，供企業主參考。
1. 保護員工安全，保持密切溝通
確保業務持續營運的最佳方法，就是最大限度地保護那些維持業務運作的員工。美國疾病控制與預防中心（Centers for Disease Control and Prevention ，簡稱CDC）鼓勵民眾保持良好的衛生習慣及社交距離（social distancing）。企業應該為必須留在辦公場所的員工提供洗手液和手部消毒液，並定期清潔工作場所，同時，要強調良好手部衛生習慣的重要性、有效洗手的詳細步驟，以及督促所有仍需上班的員工保持至少6英呎的社交距離。
另一項重要的任務是讓所有員工瞭解最新的情況。Agility Recovery是一家專為企業提供持續營運策略服務的公司，其測試和恢復項目經理馬克·諾頓（音譯，Mark Norton）表示，企業應該在全公司範圍內就各類問題進行頻繁且清晰的溝通，包括病假規範、遠程辦公計劃、有關新冠疫情的重要更新。現在，社會上流傳著很多關於新冠病毒的錯誤資訊，這可能會對人們造成更大的危害。例如，有傳言說高溫可以殺死這類病毒，或者來自中國的包裹會攜帶病毒等。「人們很容易道聽途說，然後開始在公司內散播謠言，造成不必要的恐慌。」諾頓進一步解釋道。這就是為什麼企業必須確保員工瞭解新冠病毒的真實情況，以便他們知道應該採取哪些適當措施。
企業還需要明確說明病假、帶薪休假和遠程辦公的規範，以免員工之間產生混淆和擔憂。CDC建議企業應該為員工實施靈活的政策，例如無需出示醫院證明即可延長病假，以及允許員工在家照顧生病的家人。
諾頓也建議企業應該考慮為那些不能遠程辦公，但又必須待在家裡的員工採取應變措施。「例如，這些員工是否必須使用帶薪休假？能否把他們列為短期失能（short-term disability）？相應的審批過程應如何處理？企業主要確保充分的溝通，使員工、股東、客戶以及供應商瞭解這些資訊的更新和變化。」
2. 成立應急小組
為了簡化通訊，企業應該成立一個應急小組，並最好每個部門都有一名代表加入其中。
「企業主要確保每個部門都有自己的代表，這樣才能瞭解每個部門受到的影響，以及他們是否受到供應鏈的間接影響。」諾頓解釋道。
3. 為企業營運中最重要的功能排序
所有企業都應該進行業務影響分析
企業應該要思考：如果某個部門停止運行，企業會受到怎樣的影響？客戶對於這個部門所提供的產品和服務的依賴程度如何？是否有其它方法來完成這些功能？企業主一旦理解了後果，就可以找到緩解風險的方法和技術，以免受到損失或影響。
諾頓強調，最好將應急職責分配給某個職位，而不是給特定的人。「不要將這個關鍵的責任變為『某人的責任』或『某人的事情』。當企業建立了應急職位後，便可開始賦予這個職位不同的責任。這樣一來，即使在新冠疫情結束後，企業仍然擁有一個非常實用的計劃來應對其它的流行病。」
4. 交叉培訓員工不同的職責
對員工進行不同職責的交叉培訓是避免失去關鍵職能的一個好方法。特別是在像新冠病毒這樣的大流行病期間，人們不得不在家工作，或者可能生病了。事先安排好的後備人員則有助於企業維持運作。
諾頓表示：「如果企業主發現某項職能只有一個人能做，我認為這是很危險的。因此，如果貴公司有一個非常重要的職責但只有一個人能勝任，那麼，透過交叉培訓來培養其他能夠接替這個位置的人，則是一種非常經濟實惠的方式。」