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Licencia para vender: licencias y permisos para pequeñas empresas
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Asesoramiento de empresarios para conseguir las licencias y permisos necesarios para una apertura sin problemas.
Obtener licencias y permisos para abrir una empresa pequeña parece que debería ser bastante sencillo, pero cualquier dueño de una empresa estará de acuerdo en que hay obstáculos aparentemente interminables que tuvieron que superar primero. Desde asegurarse de que están calificados para solicitar una licencia comercial, hasta saber qué información y documentos se necesitan para obtener las licencias y permisos necesarios, el proceso para abrir una tienda física a veces puede llevar años. Las regulaciones para los permisos y licencias también varían de una ciudad a otra, no solo a nivel estatal o federal, algo que los empresarios deben tener en cuenta si abren en varios lugares. Sin embargo, a continuación, se presentan algunas de las mejores prácticas para solicitar licencias y permisos comerciales de empresarios que han pasado por todo esto.
Primero, registra tu empresa y el nombre de tu empresa
Antes de obtener una licencia comercial, debes registrar y reivindicar el nombre de tu empresa, lo que se conoce como Doing Business As (DBA, conocido comercialmente como) y un nombre comercial ficticio (los términos son intercambiables). El registro de un DBA es necesario si eres una empresa unipersonal que hace negocios bajo un nombre diferente del tuyo propio y también si deseas abrir una cuenta bancaria para empresas. El propósito de un DBA es proteger a los empresarios dándoles el derecho a un nombre y proteger a los consumidores haciéndoles saber con quién están haciendo negocios. Sin embargo, en la mayoría de los estados un DBA no garantiza el "uso exclusivo" de ese nombre a menos que tu empresa esté registrada como una estructura comercial oficial, como una empresa de responsabilidad limitada (LLC, limited liability company) o una corporación.
Primero necesitas buscar en la base de datos de tu condado para ver si el nombre ya está registrado o si hay nombres similares en uso, sino, puedes registrar ese nombre. Hailey Kwon, dueña de Dots Cupcakes and Dots Café en Pasadena, California, sugiere que contrates a un periódico para que se encargue del registro de tu nombre comercial.
"Si vas a poner una empresa, tienes que imprimir el nombre de tu empresa en una publicación durante cuatro semanas", dice Kwon. Explica que cualquier publicación sirve y la mayoría de ellas ofrecen estos servicios.
Kwon añade que "ellos se encargan de todo. Tu pagas el importe por la impresión y ellos se encargan del registro. También cobran una pequeña comisión, pero podría valer la pena para que no tengas que ir a una oficina".
Kwon añade que también puedes reivindicar el nombre de tu empresa solicitando una LLC, que es lo que la dueña de un bar y restauradora Lupe Martinez hizo cuando estaba pensando en comprar una empresa.
"Si vas a registrar tu empresa como una LLC, es lo primero que tienes que obtener de tu abogado, y te costará alrededor de $1,000", explica Martinez. "Tienes que hacerlo antes de hacer el depósito".
Obtener una licencia comercial y un permiso de vendedor
Una vez que tengas un DBA, puedes obtener una licencia comercial de la ciudad en la que estás operando. En el condado de Los Ángeles, no todas las empresas necesitan una licencia para operar, pero es importante verificar con los funcionarios de tu condado y ciudad para ver cuáles son los requisitos.
La mayoría de los estados también exigen que las empresas tengan un permiso de vendedor (también conocido como permiso de reventa, permiso de impuesto sobre las ventas, licencia de impuesto sobre las ventas, etc.). Tal como su nombre lo indica, un permiso de vendedor te permite vender productos y servicios en tu estado y recaudar impuestos sobre las ventas. Algunos estados, como Oregón, Alaska y Montana, no tienen un impuesto sobre las ventas a nivel estatal, pero Alaska y Montana permiten que las localidades cobren impuestos sobre las ventas, por lo que es mejor consultar con esos estados para ver si necesitas cobrar impuestos sobre las ventas.
Para obtener un permiso de vendedor, necesitas tener un número de identificación del empleador (EIN) incluso si no tienes empleados, y necesitas saber el código NAICS (cómo clasifica el gobierno de los EE. UU. a las empresas) de los productos que estás vendiendo. Puedes enviar una solicitud por correo o presentarla en persona. En California, cuenta Kwon, puedes solicitar en línea un permiso de vendedor a través del Departamento de Administración de Impuestos y Tasas de California (California Department of Tax and Fee Administration).
Por supuesto, estas no son las únicas licencias y permisos que una empresa necesita. Dependiendo del tipo de empresa que dirijas, podría haber una infinidad de cosas más que tendrás que solicitar.
Debido a que los establecimientos de Martinez a menudo involucran entretenimiento y baile, ella tuvo que solicitar muchas licencias y permisos diferentes. "Digamos que tienes una sala de pool, karaoke, entretenimiento en vivo, todo eso tiene que tener licencia", explica Martinez. "Incluso si tienes una mesa de billar, eso se considera equipo que funciona con monedas y tienes que tener licencia para eso también".
Kwon, que abrió su segunda tienda Dots Cupcakes en la histórica ciudad vieja de Pasadena, tuvo que cumplir con las regulaciones de la ciudad en cuanto al tamaño de su letrero de la tienda. "En ciudad vieja, no puedes cambiar la fachada de tu edificio", dice Kwon. "Hay muchos lugares que tienen una preservación histórica que hay que respetar. [Tienes que conseguir] permisos de señalización. Crees que puedes poner un letrero, pero no puedes, en realidad está medido, y tienes que presentar esos planos".
Investiga de antemano los planos y reglamentos de la ciudad
Una de las cosas que Kwon desea haber hecho antes de abrir Dots Cupcakes es investigar más sobre las regulaciones de la ciudad antes de firmar el contrato de alquiler.
Cuando Kwon estaba abriendo su segunda tienda de Dots Cupcakes en Fair Oaks Avenue en Pasadena, no tenía idea de que podía haber un potencial problema de estacionamiento. "Tenían un estacionamiento al otro lado de la calle", cuenta. "Somos parte de un centro comercial al aire libre. Básicamente, hay una cierta cantidad de estacionamiento permitido para cada tienda". La ciudad de Pasadena requiere que las tiendas tengan una cierta cantidad de espacios de estacionamiento disponibles que se basan en los asientos y el espacio lineal. Kwon no se dio cuenta de que uno de los inquilinos, un cine, ocupaba tanto espacio en el estacionamiento que no había espacio suficiente para su tienda, y sin estacionamiento, Kwon no podía presentar sus permisos de construcción y abrir Dots Cupcakes.
Afortunadamente, el cine se mudó y liberó los espacios de estacionamiento necesarios para Dots Cupcakes. "La lección aquí es que hay que averiguar cuánto espacio de estacionamiento se permite para lo que se intenta abrir", aconseja Kwon. "Si estás alquilando un lugar, la mayoría de las veces el propietario te dará una reducción de dos o tres meses sin que tengas que pagar el alquiler. Pero en circunstancias donde hay problemas de estacionamiento, tendrás que empezar a pagar el alquiler y ni siquiera has presentado tu permiso todavía. Puede costar mucho dinero, en alquiler y tiempo".
Martinez también ha tenido problemas con las regulaciones de la ciudad. Cuando Martinez compró el bar en Huntington Park, California, que se convertiría en Novacane Bar and Grill, pensó que sería sencillo transferir todas las licencias y permisos a su nombre.
"Pensamos 'bien, el lugar estaba autorizado', no vimos ningún problema, ¿por qué no podríamos conseguir esos permisos también?", dice.
Pero cuando Martinez fue a la ciudad para que le transfirieran todo, se enteró de que no querían "otro bar ahí". El área era conocida por un cierto tipo de bar, explica Martinez, y las autoridades de la ciudad pensaban que ella iba a continuar la tendencia.
"Estaba ahí diciéndoles, yo no soy así, esto es diferente, voy a hacer esto, voy a hacer aquello", cuenta. "Pero ellos decían: 'No, no queremos'. Tuve que suplicar y llorar y seguir yendo todos los días y decir: 'Necesito hablar con tu jefe, necesito hablar con alguien más, por favor ven y mira el lugar'".
"El mejor recurso es hablar con alguien y preguntarle cuáles son los pasos propiamente dichos. Reunirse con alguien en el condado y decir: 'Esto es lo que quiero hacer, dame cuatro situaciones hipotéticas diferentes que podría enfrentar, si me enfrento a un obstáculo, ¿cuál es la opción número dos?'".
Ve a la alcaldía en persona
Tanto Martinez como Kwon descubrieron que la mejor y única manera de hacer las cosas era visitar cada departamento de la ciudad en persona.
"El mejor recurso es hablar con alguien y preguntarle cuáles son los pasos propiamente dichos" aconseja Kwon. "Reunirse con alguien en el condado y decir: 'Esto es lo que quiero hacer, dame cuatro situaciones hipotéticas diferentes que podría enfrentar, si me enfrento a un obstáculo, ¿cuál es la opción número dos?'".
Martinez cree que se necesita una cierta determinación para poner la empresa en marcha. "Nunca lo he hecho por teléfono o correo electrónico", afirma Martinez. "Puedes dejarles miles de mensajes y no te van a responder. Siempre me propongo estar ahí a las 7 en punto de la mañana y esperar hasta que me asignen a alguien. Una vez que consigues que te asignen a alguien, entonces tienes que tratar con esa persona. Por teléfono, nadie va a ser atento o útil para ti".
Cuando estás ahí y listo para hablar con los representantes de la ciudad, Martinez recomienda hacer múltiples copias de todos los documentos que necesitarás y hacer "pilas" para cada departamento del que necesitarás un permiso o licencia, dice que alrededor de siete u ocho pilas bastan.
"Tienes que tener una copia de tu licencia comercial, una copia de tu contrato de alquiler, una copia de tu identificación, una copia de tu cuenta bancaria, una copia de tu nombre ficticio, una copia de tu LLC", menciona. "No esperes que te hagan las copias, ni que las busquen. No, tienes que dárselas, como un paquete".
Aunque el proceso puede ser confuso y largo, Kwon cree que la dificultad es finalmente beneficiosa para las pequeñas empresas que lo consiguen. "Siempre digo, realmente te están extirpando para que abras tu empresa, lo que en realidad es algo bueno", señala Kwon. "Abrir una empresa cuesta mucho dinero y muchos recursos. Si no eres capaz de atravesar la apertura, esa es la parte fácil. Una vez que se abre, hay que empezar a ganar dinero y pagar todos los permisos que se tienen".
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